Datenschutzerklärung
Mit Hinweis zu Cookies und Browserspeicher · Stand: 29. September 2026
1. Worum es geht
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die 2TECH Technology AG («wir») Personendaten bearbeitet, wenn Sie die Website und die Buchhaltungsanwendung Kalex24 unter https://login.kalex24.ch nutzen. Unter dieser Adresse erscheint die Anmeldeseite der Anwendung. Abschnitt 11 enthält den Hinweis zu Cookies und zum Speicher in Ihrem Browser.
Einsatz mit echten Daten. Unter dieser Adresse nutzen Unternehmen Kalex24 mit ihren echten Buchhaltungsdaten. Mit ihnen schliessen wir einen Auftragsbearbeitungsvertrag ab (Abschnitt 3).
2. Verantwortlicher und Kontakt
2TECH Technology AGSchwarzenburgstrasse 854
3145 Niederscherli
Schweiz
- Sitz
- Köniz
- UID
- CHE-165.129.728
- E-Mail, auch für Datenschutzanliegen
- info@2tech.ch
- Telefon
- +41 31 360 91 47
Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
3. Unsere zwei Rollen
Wir sind Verantwortlicher für die Personendaten, die wir für den Betrieb der Website und der Anwendung selbst bearbeiten: Benutzerkonten, Anmeldung und Sitzungen, Schutz vor Missbrauch, technische Protokolle und Ihre Anfragen an uns (Abschnitte 4.1 bis 4.3).
Wir sind Auftragsbearbeiter für die Inhalte, die Unternehmen in Kalex24 erfassen, zum Beispiel Buchungen, Belege, Kontakte, Bankbewegungen, Lohndaten von Mitarbeitenden, Mahnungen, Dokumentvorlagen, importierte Stammdaten und die Prüfspur. Verantwortlich für diese Daten ist das Unternehmen, das Kalex24 nutzt. Führt eine Treuhandfirma die Buchhaltung ihrer Mandanten in Kalex24, ist sie in der Regel deren Auftragsbearbeiterin, und wir bearbeiten die Daten als Unterauftragsbearbeiter. Wir bearbeiten diese Inhalte nur so, wie es der Verantwortliche selbst tun dürfte (Art. 9 Abs. 1 lit. a DSG). Mit Unternehmen, die Kalex24 mit echten Daten nutzen, schliessen wir einen Auftragsbearbeitungsvertrag ab, der die Einzelheiten regelt.
Wenn Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, Kundin oder Kunde, Lieferantin oder Lieferant oder Mandantin oder Mandant eines solchen Unternehmens betroffen sind, wenden Sie sich für Auskunft und Ihre weiteren Rechte bitte an dieses Unternehmen. Es bleibt auch dann auskunftspflichtig, wenn es Daten durch uns bearbeiten lässt (Art. 25 Abs. 4 DSG). Wir unterstützen es dabei.
Unternehmen, die einem gesetzlichen Berufsgeheimnis unterliegen (zum Beispiel nach Art. 321 StGB), prüfen selbst, ob eine Geheimhaltungspflicht die Übertragung der Bearbeitung an uns verbietet (Art. 9 Abs. 1 lit. b DSG).
4. Welche Personendaten wir bearbeiten
4.1 Beim Aufruf der Website und der Anwendung
- Cloudflare. Jede Anfrage läuft zuerst über das Netz der Cloudflare, Inc. (USA), die unsere Adresse als DNS-Anbieter und vorgeschalteter Proxy bedient. Cloudflare entschlüsselt die Verbindung und sieht deshalb den gesamten Datenverkehr, einschliesslich Ihrer IP-Adresse, der aufgerufenen Adressen, der Browserangaben, der Anmeldedaten und aller Inhalte, die Sie in der Anwendung anzeigen oder erfassen. Cloudflare komprimiert Antworten der Anwendung auch selbst. Welche Protokolle Cloudflare wie lange aufbewahrt, richtet sich nach den Bedingungen von Cloudflare. Siehe auch die Abschnitte 6 und 7.
- Unser Webserver (nginx) protokolliert je Anfrage: die Netzwerkadresse der zuführenden Verbindung (hinter Cloudflare in der Regel eine Adresse von Cloudflare), den Zeitpunkt, die Methode, den Pfad ohne Abfrageparameter, den Status, die Grösse der Antwort, die Browserkennung (User-Agent) und die Bearbeitungsdauer. Das Fehlerprotokoll des Webservers kann bei Fehlern die vollständige Anfragezeile einschliesslich Abfrageparameter enthalten. Für den Zähler je Netzwerkadresse (Abschnitt 4.2) verwendet die Anwendung die Netzwerkadresse, die ihr unser Webserver für die Anfrage nennt, sonst die Adresse der zuführenden Verbindung.
- Die Anwendung selbst schreibt je Anfrage eine Zeile in das Protokoll des Servers: Zeitpunkt, eine zufällige Anfragekennung, Methode, das Muster des aufgerufenen Pfads (ohne Kennungen, Suchbegriffe und Abfrageparameter), Status und Bearbeitungsdauer. IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Cookies und Inhalte der Anfrage protokolliert sie dabei nicht. Dieselbe Anfragekennung erhält Ihr Browser in der Antwort (
X-Request-Id). Bei unerwarteten internen Fehlern schreibt die Anwendung zusätzlich einen Fehlercode, eine Fehlermeldung und die Anfragekennung in das Protokoll. Zum Zugriffsprotokoll je Firma siehe Abschnitt 4.2.
4.2 Benutzerkonto, Anmeldung, Schutz vor Missbrauch und Zugriffe
- Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Zeitpunkt der Erstellung. Das Passwort speichern wir nur als gesalzenen Hash (Verfahren Argon2id; ein früher gesetztes Passwort bis zur nächsten Anmeldung noch mit dem Verfahren scrypt), nie im Klartext.
- Vorläufiges Passwort: Wird ein Benutzerkonto mit einem vorläufigen Passwort eingerichtet, das wir gewählt haben, kann die Systemadministration der Anwendung verlangen, dass Sie ein eigenes Passwort festlegen. Dazu speichern wir Ihre Benutzerkennung, den Grund, die Benutzerkennung der Person der Systemadministration, die es verlangt hat, den Zeitpunkt des Verlangens und den Zeitpunkt, zu dem Sie Ihr eigenes Passwort festgelegt haben. Bis dahin können Sie nach der Anmeldung nur Ihr Passwort ändern oder sich abmelden.
- Mitgliedschaften: Firma, Rolle (Betrachter, Bearbeiter, Buchhalter oder Inhaber), Status und Zeitpunkte. Bei einzelnen Konten zusätzlich die Eigenschaft «Systemadministrator».
- Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, vorgesehene Rolle, einladende Person und Zeitpunkte. Ein Einladungslink gilt 7 Tage und nur einmal; gespeichert wird nur ein Hash des Links. Wir versenden keine E-Mails: Die einladende Person gibt den Link selbst weiter. Die Angaben erhalten wir von der einladenden Person, nicht von Ihnen. Sie bleiben auch gespeichert, wenn die Einladung abläuft, widerrufen wird oder Sie nie ein Konto eröffnen (Abschnitt 8).
- Sitzung: Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungscookie (Abschnitt 11). Auf dem Server speichern wir dazu einen Hash des Sitzungsschlüssels, Ihre Benutzerkennung, einen Schutzschlüssel gegen untergeschobene Anfragen (CSRF-Token), den Ablaufzeitpunkt und den Zeitpunkt der letzten Nutzung (höchstens einmal pro Minute nachgeführt).
- Zähler für fehlgeschlagene Anmeldungen: Für jede bei der Anmeldung eingegebene E-Mail-Adresse speichern wir in der Datenbank einen Hashwert der Adresse (SHA-256, nicht die Adresse selbst), die Zahl der Fehlversuche, den Zeitpunkt des letzten Versuchs und eine allfällige Wartezeit. Das gilt gleichermassen für Adressen, zu denen kein Konto besteht. Die ersten 10 Fehlversuche bleiben ohne Folgen; danach gilt eine Wartezeit von 30 Sekunden, die sich bis höchstens 15 Minuten verdoppelt. Eine Sperre des Kontos gibt es nicht. Eine vollständige Anmeldung löscht den Zähler.
- Zähler je Netzwerkadresse: Für die Netzwerkadresse, von der ein Anmeldeversuch eintrifft (bei IPv6 die ersten 64 Bit), speichern wir in der Datenbank einen Hashwert der Adresse (SHA-256, nicht die Adresse selbst), die Zahl der Versuche in der laufenden Minute, den Beginn dieser Minute und den Zeitpunkt des letzten Versuchs. Je Adresse sind höchstens 20 Anmeldeversuche pro Minute möglich; eine Anmeldung mit richtigem Passwort zählt nicht. Das ist Ihre IP-Adresse, wenn unser Webserver sie der Anwendung nennt, sonst die Adresse der zuführenden Verbindung, die sich dann viele Personen teilen (Abschnitt 4.1).
- Kurzfristige Zähler im Arbeitsspeicher: Wir zählen zusätzlich die Versuche, das Passwort zu ändern, je Benutzer (höchstens 5 pro Minute) und die Abfragen der Handelsregister-Suche je Benutzer (höchstens 30 pro Minute und 300 pro Tag). Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher und gehen bei einem Neustart des Servers verloren.
- Sicherheitsereignisse: Zu jedem Benutzerkonto führen wir ein Protokoll der Sicherheitsereignisse. Heute wird dort jede Passwortänderung mit Benutzerkennung, Art des Ereignisses, Zeitpunkt und der zufälligen Kennung der auslösenden Anfrage festgehalten, ebenso jedes Verlangen eines eigenen Passworts (zusätzlich mit der Benutzerkennung der verlangenden Person) und seine Erledigung. Anmeldungen, Abmeldungen und das Ende einer Sitzung nach 30 Minuten ohne Aktivität werden dort nur erfasst, wenn für das Konto oder die Installation die Zwei-Faktor-Anmeldung in Betrieb ist; das ist auf dieser Instanz nicht der Fall. Das Protokoll enthält keine IP-Adresse, keine E-Mail-Adresse und keine Passwörter oder anderen Geheimnisse.
- Zwei-Faktor-Anmeldung: Die Software enthält eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit Einmalcodes einer Authenticator-App und mit Wiederherstellungscodes. Sie ist auf dieser Instanz nicht aktiv; es werden dazu heute keine Daten bearbeitet. Wir ergänzen diese Datenschutzerklärung, bevor wir sie in Betrieb nehmen.
- Zugriffsprotokoll je Firma: Öffnet oder ändert eine Person die Daten einer Firma, hält die Anwendung je Person, Firma und Kalendertag höchstens einen Eintrag «geöffnet» und einen Eintrag «geändert» fest, jeweils mit Benutzerkennung, Tag, Zeitpunkt und Art des Zugriffs (direkte Mitgliedschaft oder über eine Treuhandfirma). IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Suchbegriffe und E-Mail-Adresse werden nicht gespeichert. Inhaberinnen und Inhaber der Firma können das Protokoll mit den Namen der Personen einsehen. Die Einträge sind gegen Änderung und Löschung gesperrt.
- Prüfspur: Wenn Sie in einer Firma etwas erfassen oder ändern, hält die Prüfspur dieser Firma Ihre Benutzerkennung, den Zeitpunkt, die Aktion, das betroffene Objekt und ausgewählte Angaben fest. Dasselbe gilt für Exporte, unter anderem Firmenexport, CSV-Listen, Gesamtsicherung der Datenbank, QR-Rechnung und die PDF-Ausgabe von Berichten. Lädt die Inhaberin oder der Inhaber einer Firma Sie ein, hält die Prüfspur Ihre E-Mail-Adresse im Klartext, die vorgesehene Rolle und das Ablaufdatum der Einladung fest, bei einem Widerruf der Einladung erneut Ihre E-Mail-Adresse. Die Prüfspur gehört zur Buchführung der Firma, also zu den Kundeninhalten nach Abschnitt 3. Ihre Einträge sind in Kalex24 gegen Änderung und Löschung gesperrt und Teil des Firmenexports und der Sicherungskopien. Zu jedem Eintrag, der bei einer Anfrage an die Anwendung entsteht, speichern wir getrennt die zufällige Anfragekennung; sie ist gleich gesperrt und Teil der Sicherungskopien, nicht des Firmenexports.
4.3 Wenn Sie uns schreiben
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht und den Zeitpunkt, um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Postfach für info@2tech.ch betreibt für uns die Hostpoint AG, Schweiz.
4.4 Funktionen der Anwendung mit Kundeninhalten
Die folgenden Funktionen bearbeiten Kundeninhalte nach Abschnitt 3 im Auftrag des Unternehmens, das Kalex24 nutzt:
- Handelsregister-Suche (Zefix). Wenn Sie Kunden, Lieferanten oder die Daten Ihrer Firma erfassen, kann Kalex24 auf Ihre Eingabe hin den Zentralen Firmenindex Zefix des Eidgenössischen Amts für das Handelsregister (EHRA, Bundesamt für Justiz, Bern) abfragen. Dazu sendet unser Server den eingegebenen Suchbegriff (Firmenname oder Teil davon, UID, CH-ID oder EHRA-ID) mit den technisch notwendigen Verbindungsdaten (Adresse unseres Servers, Zeitpunkt, unsere Zugangskennung für die Schnittstelle) an den Dienst unter
www.zefix.admin.ch. Ihre eigene IP-Adresse, Ihr Name und weitere Daten aus Ihrer Buchhaltung werden nicht übermittelt; Ihr Browser verbindet sich nicht selbst mit Zefix. Das EHRA bearbeitet die Angaben in eigener Verantwortung; es ist nicht unser Auftragsbearbeiter. Automatisch, ab drei eingegebenen Zeichen, sucht Kalex24 nur, wenn Sie einen Kontakt als Unternehmen erfassen, bei Privatpersonen nie, sowie im Suchfeld für die eigene Firma, nachdem Sie es in den Firmendaten geöffnet haben. Im Kunden- oder Lieferantenfeld eines Dokuments sucht Kalex24 nur, wenn Sie ausdrücklich «Im Handelsregister suchen» wählen. Zweck ist die Übernahme öffentlicher Handelsregisterdaten (Firma, UID, Rechtsform, Sitz, Adresse, Status) in Ihre Stammdaten. Suchbegriffe protokollieren wir nicht. Suchergebnisse halten wir höchstens 10 Minuten, Detailangaben zu einer Firma höchstens 60 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers, um wiederholte Abfragen zu vermeiden. Angaben, die Sie übernehmen, speichern wir beim Kontakt oder bei Ihrer Firma zusammen mit der Quelle und dem Abrufdatum. Die Handelsregister-Suche ist für jede Firma eingeschaltet, bis eine Inhaberin oder ein Inhaber der Firma sie in den Einstellungen ausschaltet; dann werden auch die Zwischenspeicher dieser Firma geleert. Bitte geben Sie keine Namen von Privatpersonen ein, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. - Zugriffe von Treuhandfirmen. Die Anwendung enthält Funktionen, mit denen eine Treuhandfirma auf die Firmen ihrer Mandanten zugreifen kann. Sie bearbeiten nur dann Daten, wenn wir eine Treuhandfirma einrichten und ein Unternehmen ihr ein Mandat erteilt. Dann bearbeiten wir Name und UID der Treuhandfirma, ihre Mitarbeitenden mit Rolle, Status und Bestätigung der Identität, Einladungen (E-Mail-Adresse, Rolle; gültig 72 Stunden), Mandatsangebote (Name und UID des Mandanten, Umfang) sowie Zuweisungen und Stellvertretungen. Änderungen an Mandaten, Zuweisungen und Stellvertretungen stehen in der Prüfspur des Mandanten mit dem Namen der Person und der Treuhandfirma, nicht mit ihrer E-Mail-Adresse.
- Dokumentvorlagen. Für Rechnungen und andere Dokumente kann eine Firma ein Logo (PNG oder JPEG, höchstens 512 KB und 2000 Pixel je Seite), Fusszeilen und Texte hinterlegen. Hochgeladene Logos und veröffentlichte Versionen bleiben unverändert gespeichert, damit ausgestellte Dokumente nachvollziehbar bleiben; sie lassen sich in Kalex24 nicht löschen. Die Prüfspur hält dazu Kennungen, Versionen, Grössen und Hashwerte fest, nicht die Texte und keine Dateinamen.
- Stammdaten-Import. Kontakte und Artikel lassen sich aus einer CSV- oder Excel-Datei (höchstens 5 MB) übernehmen. Die hochgeladene Datei speichern wir mit Dateiname und Hashwert bei der Firma, auch mit den Spalten, die nicht übernommen werden. Verwerfen Sie einen Import vor der Übernahme, löschen wir Datei und Zeilen. Nach der Übernahme bleibt die Datei gespeichert und ist Teil des Firmenexports.
- Mahnwesen. Aus offenen Rechnungen erstellt Kalex24 Mahnvorschläge, Mahnläufe und Mahnungen als PDF mit Name und Adresse des Kunden. Kalex24 versendet Mahnungen nicht selbst.
- PDF-Ausgabe und Vorschau. PDF-Dokumente erstellt unser Server mit einem lokalen Programm; kein externer Dienst ist beteiligt. Die Vorschau zeigt das Dokument in Ihrem Browser aus einem temporären Zwischenspeicher, der beim Schliessen der Vorschau freigegeben wird.
4.5 Daten in Ihrem Browser
Welche Angaben die Anwendung in Ihrem Browser speichert, steht in Abschnitt 11.
4.6 Was wir nicht tun
- Die Anwendung bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein, keine Social-Media-Funktionen, keine externen Schriften und keine externen Skriptquellen. Ihr Browser lädt Inhalte nur von unserer eigenen Adresse, ausser Sie folgen selbst einem Link auf eine andere Website.
- Die Anwendung versendet keine E-Mails und nutzt keine Dienste der künstlichen Intelligenz.
- Eine Verbindung zu einem Dritten baut die Anwendung nur für die Handelsregister-Suche nach Abschnitt 4.4 auf, und nur auf Ihre Eingabe hin.
- Als Verantwortlicher treffen wir keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG und führen kein Profiling durch.
- Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
4.7 Geplante Funktionen
Die folgenden Funktionen gibt es noch nicht. Wir ergänzen diese Datenschutzerklärung, bevor eine davon in Betrieb geht: E-Mails der Anwendung (zum Beispiel für Einladungen oder das Zurücksetzen des Passworts), Anmeldung mit Passkeys, Support-Freigaben und Zugänge für Revisionsstellen, Nachweis der Annahme von Vertragsbedingungen, Abrechnung eines Abonnements sowie die Erfassung einer gekürzten IP-Adresse bei Sicherheitsereignissen.
5. Zwecke und Rechtfertigung
Wir bearbeiten die Daten nach den Abschnitten 4.1 bis 4.3, um
- die Website und die Anwendung bereitzustellen und die Verträge mit unseren Kundinnen und Kunden zu erfüllen,
- Benutzerkonten, Mitgliedschaften und Rollen zu verwalten und Zugriffe auf die jeweilige Firma zu beschränken,
- die Anmeldung aufrechtzuerhalten und die Anwendung gegen Missbrauch abzusichern (Sitzung, CSRF-Token, Zähler für Anmeldeversuche, Sicherheitsereignisse),
- den Betrieb zu überwachen, Fehler zu analysieren sowie Daten zu sichern und wiederherzustellen,
- im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden nachvollziehbar zu machen, wer in einer Firma was erfasst oder geöffnet hat (Prüfspur, Zugriffsprotokoll),
- im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden auf deren Eingabe hin öffentliche Handelsregisterdaten abzufragen und zu übernehmen (Abschnitt 4.4),
- Ihre Anfragen zu beantworten und
- gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Wir verwenden die Daten nur für diese Zwecke oder für damit vereinbare Zwecke (Art. 6 Abs. 3 DSG). Soweit eine Bearbeitung einer Rechtfertigung bedarf, stützen wir uns auf den Vertrag mit Ihnen oder mit dem Unternehmen, für das Sie Kalex24 nutzen, auf unser überwiegendes Interesse an der Bereitstellung der Anwendung für dieses Unternehmen und an einem stabilen und gegen Missbrauch geschützten Betrieb, oder auf eine gesetzliche Pflicht (Art. 31 Abs. 1 DSG).
6. Empfänger
| Empfänger | Aufgabe | Daten | Ort |
|---|---|---|---|
| wir selbst (2TECH Technology AG) | Betrieb des Servers, auf dem die Anwendung läuft | alle in der Anwendung gespeicherten Daten, Protokolle und Sicherungskopien | Deutschland |
| Cloudflare, Inc. | DNS und vorgeschalteter Proxy mit Entschlüsselung der Verbindung | gesamter Datenverkehr unverschlüsselt (Abschnitt 4.1), IP-Adressen, Anfrageprotokolle | USA (Sitz) und Rechenzentren in über 100 Staaten, darunter die Staaten der EU und des EWR (Abschnitt 7) |
| Hostpoint AG | E-Mail-Postfach für info@2tech.ch | E-Mails an uns und von uns (Abschnitt 4.3) | Schweiz (Sitz) |
| Eidgenössisches Amt für das Handelsregister (EHRA), Bern | eigenständiger Empfänger der Suchbegriffe der Handelsregister-Suche | Suchbegriffe und Verbindungsdaten unseres Servers (Abschnitt 4.4) | Schweiz |
| Behörden und Gerichte | nur wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind | im erforderlichen Umfang | Schweiz |
| Beraterinnen und Berater, zum Beispiel Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte | Beratung, nur bei Bedarf | im erforderlichen Umfang | nach Beauftragung |
7. Bekanntgabe ins Ausland
Der Server, auf dem die Anwendung mit allen gespeicherten Daten, Protokollen und Sicherungskopien läuft, steht in Deutschland. Der Bundesrat hat für Deutschland als Mitgliedstaat der EU einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Art. 16 Abs. 1 DSG; Anhang 1 DSV).
Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz in den USA und betreibt nach eigenen Angaben Rechenzentren in über 100 Staaten (Liste unter www.cloudflare.com/network). Eine Anfrage wird in der Regel in einem Rechenzentrum in der Nähe des Ortes entschlüsselt, von dem aus Sie zugreifen; es kann ausserhalb der Schweiz liegen. Personendaten können deshalb in die folgenden Staaten bekanntgegeben werden:
| Staaten | Was dort bearbeitet werden kann | Grundlage |
|---|---|---|
| USA (Sitz von Cloudflare) | Anfrage-Metadaten, Protokolle und Auswertungen bei Cloudflare; der entschlüsselte Datenverkehr, wenn eine Anfrage über ein Rechenzentrum in den USA läuft | Nach ihren Datenschutzbedingungen für Kunden (Data Processing Addendum) stützt Cloudflare Übermittlungen in die USA auf den Datenschutzrahmen Schweiz–USA. Für Organisationen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind, gilt ein angemessener Datenschutz (Anhang 1 DSV). |
| Staaten der EU und des EWR sowie das Vereinigte Königreich | der entschlüsselte Datenverkehr der Anfragen, die über ein Rechenzentrum in diesen Staaten laufen | Der Bundesrat hat für diese Staaten einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Art. 16 Abs. 1 DSG; Anhang 1 DSV). |
| übrige Staaten, in denen Cloudflare Rechenzentren betreibt | der entschlüsselte Datenverkehr der Anfragen, die über ein Rechenzentrum in diesen Staaten laufen, zum Beispiel wenn Sie von dort aus zugreifen | Für solche Übermittlungen sehen die Datenschutzbedingungen von Cloudflare für Kunden (Data Processing Addendum) die EU-Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen vor (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG). |
Die übrigen Empfänger und ihren Ort finden Sie in der Tabelle in Abschnitt 6.
8. Aufbewahrung und Löschung
| Daten | Aufbewahrung |
|---|---|
| Sitzung (Cookie und Serverdaten) | höchstens 12 Stunden nach der Anmeldung; nach 30 Minuten ohne Aktivität endet die Sitzung und wird bei ihrer nächsten Verwendung gelöscht. Bei der Abmeldung wird die Sitzung sofort gelöscht, bei einer Passwortänderung alle Sitzungen des Kontos. Abgelaufene Sitzungen löscht der Server bei der nächsten Anmeldung eines beliebigen Kontos. |
| Zähler für fehlgeschlagene Anmeldungen (Datenbank) | bis zur nächsten vollständigen Anmeldung mit dieser Adresse; ein Zähler ohne Versuch während 24 Stunden und ohne laufende Wartezeit wird beim nächsten Anmeldeversuch gelöscht. Nicht Teil der Sicherungskopien. |
| Zähler je Netzwerkadresse (Datenbank) | bis zum Ende der laufenden Minute; danach beim nächsten Anmeldeversuch gelöscht. Höchstens 10 000 Einträge; sind es mehr, werden die ältesten gelöscht. Nicht Teil der Sicherungskopien. |
| Zähler im Arbeitsspeicher | längstens bis zum nächsten Neustart des Servers |
| Sicherheitsereignisse | mindestens 400 Tage; vorher ist das Löschen technisch gesperrt. Eine automatische Löschung nach Ablauf ist noch nicht eingerichtet. |
| Benutzerkonto, Mitgliedschaften | solange das Konto besteht. Eine Funktion zum Löschen eines Kontos gibt es in der Anwendung noch nicht; Löschbegehren richten Sie bitte an info@2tech.ch. |
| Verlangte Passwortänderungen | solange das Benutzerkonto besteht, auch nachdem Sie Ihr eigenes Passwort festgelegt haben. Teil der Sicherungskopien, nicht des Firmenexports. |
| Einladungen | unbefristet, auch nach Ablauf, Annahme oder Widerruf und auch dann, wenn die eingeladene Person nie ein Konto eröffnet. Eine Löschfunktion gibt es noch nicht. Die E-Mail-Adresse steht zusätzlich in der Prüfspur der Firma. |
| Zugriffsprotokoll je Firma | unbefristet; eine Löschung ist nicht vorgesehen. Nicht Teil des Firmenexports, aber der Sicherungskopien der Datenbank. |
| Benutzerkennung in der Prüfspur einer Firma | solange die Firma ihre Geschäftsbücher aufbewahren muss; darüber entscheidet die Firma als Verantwortlicher. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR); für die Mehrwertsteuer gilt zusätzlich Art. 70 MWSTG. |
| Protokolle des Webservers | Eine Frist ist noch nicht festgelegt. |
| Protokoll der Anwendung auf dem Server | nach Grösse begrenzt (drei Dateien zu je 10 MB); ältere Einträge werden überschrieben |
| Protokolle bei Cloudflare | nach den Bedingungen von Cloudflare |
| Sicherungskopien | Sicherungskopien werden derzeit auf demselben Server erstellt: vor jeder Softwareänderung eine vollständige Sicherungskopie der Datenbank. Sie enthält Benutzerkonten mit Passwort-Hashes und verlangte Passwortänderungen, aber keine Sitzungen und keine Zähler für Anmeldeversuche. Eine Frist ist noch nicht festgelegt. |
| E-Mail-Korrespondenz | Eine Frist ist noch nicht festgelegt. |
| Handelsregister-Suche | Suchbegriffe werden nicht protokolliert; Suchergebnisse höchstens 10 Minuten, Detailangaben höchstens 60 Minuten im Arbeitsspeicher des Servers. Übernommene Angaben mit Quelle und Abrufdatum wie die übrigen Kundeninhalte. |
| Angaben in Ihrem Browser | siehe Abschnitt 11 |
| Kundeninhalte (Abschnitt 3) | nach den Weisungen des Verantwortlichen und dem Auftragsbearbeitungsvertrag. Kalex24 löscht heute keine Kundeninhalte und bietet dafür keine Löschfunktion. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten liegen beim Unternehmen. |
9. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 DSG. Heute gehören dazu:
- verschlüsselte Übertragung (HTTPS) mit HSTS,
- Passwörter nur als gesalzener Hash (Argon2id),
- für neue Passwörter mindestens 8 Zeichen und keine verbreiteten Passwörter; die Prüfung erfolgt auf unserem Server anhand einer mitgelieferten Liste, ohne Dienste Dritter,
- bei einem Konto mit vorläufigem Passwort auf Verlangen der Systemadministration die Pflicht, zuerst ein eigenes Passwort festzulegen,
- ein Sitzungscookie, das für Skripte nicht lesbar ist, bei Anfragen, die von fremden Websites ausgehen, nicht mitgesendet wird und nur von unserer eigenen Adresse gesetzt werden kann,
- eine automatische Abmeldung nach 30 Minuten ohne Aktivität und spätestens 12 Stunden nach der Anmeldung,
- ein CSRF-Token sowie die Prüfung von Serveradresse und Herkunft jeder ändernden Anfrage,
- Wartezeiten nach wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldungen, je E-Mail-Adresse und je Netzwerkadresse,
- Rollen und Mitgliedschaften je Firma,
- gebuchte Daten, Prüfspur und Zugriffsprotokoll sind in der Anwendung gegen Änderung und Löschung gesperrt,
- vor jeder Softwareänderung eine geprüfte Sicherungskopie.
Noch nicht vorhanden sind unter anderem: die Zwei-Faktor-Anmeldung auf dieser Instanz, die Verschlüsselung der Datenbank und der Sicherungskopien durch uns, eine Sicherungskopie ausserhalb des Servers, eine externe Überwachung und ein unabhängiger Penetrationstest. Personen mit Administratorrechten auf dem Server können technisch auf alle gespeicherten Daten zugreifen. Ein Konto mit der Eigenschaft «Systemadministrator» kann eine Gesamtsicherung der Datenbank herunterladen, sobald es Mitglied einer Firma ist.
10. Ihre Rechte
Sie können uns gegenüber als Verantwortlichem insbesondere folgende Rechte geltend machen:
- Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG). Stellen Sie das Begehren bitte schriftlich; die elektronische Form an info@2tech.ch genügt (Art. 16 DSV). Wir müssen Sie identifizieren können. Wir antworten innert 30 Tagen (Art. 18 DSV). Die Auskunft ist kostenlos; nur bei unverhältnismässigem Aufwand können wir eine Kostenbeteiligung von höchstens CHF 300 verlangen und teilen Ihnen den Betrag vorher mit (Art. 19 DSV).
- Herausgabe oder Übertragung der Personendaten, die Sie uns bekanntgegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG).
- Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 Abs. 1 DSG). Ausgenommen sind Daten, deren Änderung eine gesetzliche Vorschrift verbietet; gebuchte Daten werden deshalb nicht überschrieben, sondern durch eine Gegenbuchung korrigiert.
- Widerspruch gegen eine Bearbeitung und Löschung (Art. 30 Abs. 2 lit. b und Art. 32 Abs. 2 DSG), soweit keine gesetzliche Pflicht und kein überwiegendes Interesse entgegenstehen.
Wir können die Auskunft in den gesetzlich vorgesehenen Fällen verweigern, einschränken oder aufschieben und begründen dies (Art. 26 DSG).
Kundeninhalte. Für Daten, die wir als Auftragsbearbeiter bearbeiten (Abschnitt 3), wenden Sie sich bitte an das Unternehmen, das Kalex24 nutzt. Erreicht uns ein solches Begehren, leiten wir es an dieses Unternehmen weiter.
Aufsichtsbehörde. Sie können beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, eine Anzeige einreichen (Art. 49 DSG).
11. Cookies und Speicher im Browser
Die Anwendung speichert in Ihrem Browser nur Angaben, die sie für die Anmeldung und für Ihre Anzeigeeinstellungen braucht. Wir setzen keine Cookies oder Speichereinträge für Analyse, Werbung oder Tracking und binden keine Dienste Dritter ein, die solche setzen. Die folgende Tabelle nennt jeden Eintrag, den die Anwendung schreiben kann.
| Name | Art | Zweck und Inhalt | Dauer |
|---|---|---|---|
__Host-alpen_session | Cookie unserer eigenen Adresse; für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), bei Anfragen von fremden Websites nicht mitgesendet (SameSite=Strict), nur über HTTPS (Secure); das Präfix __Host- stellt sicher, dass nur unsere Adresse selbst es setzen kann | hält Sie nach der Anmeldung angemeldet; zufälliger Sitzungsschlüssel | höchstens 12 Stunden; die Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität; gelöscht bei der Abmeldung und nach einer Passwortänderung |
alpen_session | Cookie der eigenen Adresse einer lokalen Installation ohne HTTPS; für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), bei Anfragen von fremden Websites nicht mitgesendet (SameSite=Strict) | hält Sie an einer lokalen Installation nach der Anmeldung angemeldet; zufälliger Sitzungsschlüssel. Auf dieser Instanz wird es nicht mehr gesetzt und nicht mehr gelesen; ein früher gesetztes Cookie läuft spätestens nach 12 Stunden ab. | höchstens 12 Stunden; die Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität; gelöscht bei der Abmeldung und nach einer Passwortänderung |
alpen-language | lokaler Speicher (localStorage) | gewählte Sprache (Deutsch oder Französisch) | bis Sie den Browserspeicher löschen; einzelne Einträge entfallen, wenn Sie zur Standardeinstellung zurückkehren |
alpen-org-<Benutzerkennung> | lokaler Speicher | öffnet beim nächsten Besuch die zuletzt gewählte Firma; interne Kennung der Firma, der Name des Eintrags enthält Ihre interne Benutzerkennung | |
alpen-ui-recent-orgs: | lokaler Speicher | zuletzt geöffnete Firmen in der Firmenauswahl; Liste interner Kennungen | |
alpen-ui-pinned-orgs: | lokaler Speicher | angeheftete Firmen in der Firmenauswahl; Liste von höchstens 20 internen Kennungen | |
alpen-ui-recent: | lokaler Speicher | zuletzt besuchte Seiten der Firma (Befehlspalette «Zuletzt»); höchstens 8 Seitenadressen ohne Suchbegriffe und Formularinhalte | |
alpen-ui-onboarding-hidden-<Firmenkennung> | lokaler Speicher | blendet die Einstiegsaufgaben auf der Übersicht einer Firma aus; «1» | |
alpen-ui-nav-sections-collapsed | lokaler Speicher | zugeklappte Gruppen der Navigation; Liste der Gruppen | |
alpen-ui-nav-sections-topology | lokaler Speicher | Version der Gruppeneinteilung der Navigation; «debitoren-v1», damit eine frühere Einstellung für Auftragsbearbeitung einmalig auf Debitorenbuchhaltung übertragen wird | |
alpen-ui-sidebar-rail | lokaler Speicher | schmale Navigationsleiste («Navigation einklappen»); «1» | |
alpen-ui-density | lokaler Speicher | gewählte Dichte der Tabellen; «compact» oder «standard» | |
alpen-ui-dashboard-chart | lokaler Speicher | Darstellung von Ertrag und Aufwand auf der Übersicht als Tabelle; «table» | |
alpen-ui-worklist-view | lokaler Speicher | Darstellung der Arbeitsliste als Liste; «list» | |
alpen-ui-journal-page-size | lokaler Speicher | Einträge je Seite im Journal; «100» | |
alpen-ui-trial-hide-zero | lokaler Speicher | Konten ohne Umsatz in der Saldenbilanz aus- oder einblenden; «1» oder «0» | |
alpen-ui-grid-filter-row | lokaler Speicher | Filterzeile in Tabellen anzeigen; «1» oder «0» | |
alpen-ui-single-keys | lokaler Speicher | Einzeltasten-Kürzel ausgeschaltet; «0» | |
alpen-ui-guide | lokaler Speicher | Hilfe «Alpi hilft»: ob Alpi angezeigt wird, ob die Begrüssung schon erschienen ist, welche Rundgänge abgeschlossen und welche Meilensteine schon gezeigt sind und wo ein unterbrochener Rundgang weitergeht; interne Kennungen der Rundgänge und Meilensteine, keine Eingaben | |
alpen-ui-nav-mode | lokaler Speicher | alle Seiten in der Navigation anzeigen («Alle Seiten anzeigen»); «alle» | |
alpen-ui-report-layout | lokaler Speicher | kompakte statt gestufte Darstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung in den Berichten; «kompakt» | |
alpen-ablage-view | lokaler Speicher | gewählte Ansicht der Belegablage; «vorschau» oder «details» | |
alpen-account-notice | Sitzungsspeicher (sessionStorage) | zeigt nach einer Passwortänderung oder dem Ausschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung den Hinweis zur erneuten Anmeldung; Hinweistext | wird beim nächsten Anzeigen der Anmeldeseite gelesen und gelöscht |
alpen-ui-mfa-notice | Sitzungsspeicher | merkt sich, welche Sicherheitshinweise in diesem Browserfenster schon angezeigt wurden; Nummer des neuesten Hinweises | bis Sie das Browserfenster oder den Tab schliessen |
alpen-ui-org-switch | Sitzungsspeicher | nach einem Wechsel der Firma: prüft einmal, ob die geöffnete Seite in der neuen Firma sichtbar ist; «1» | wird beim nächsten Laden der Seite gelesen und gelöscht |
Die Einträge im lokalen Speicher und im Sitzungsspeicher bleiben in Ihrem Browser. Die Kennung der gewählten Firma sendet die Anwendung bei Anfragen an den Server mit, damit dieser die Daten der richtigen Firma liefert, und bei der Handelsregister-Suche die gewählte Sprache; die übrigen Einträge verwendet nur der Browser.
Cloudflare. Unser vorgeschalteter Dienstleister Cloudflare (Abschnitt 6) kann aus Sicherheitsgründen eigene Cookies setzen. Bei unseren Stichproben ohne Anmeldung hat Cloudflare kein Cookie gesetzt.
Ablehnen. Sie können Cookies und den Browserspeicher in den Einstellungen Ihres Browsers sperren oder löschen (Art. 45c lit. b FMG). Ohne das Sitzungscookie ist eine Anmeldung nicht möglich. Ohne die übrigen Einträge gelten die Standardeinstellungen.
12. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitung ändert, insbesondere vor der Inbetriebnahme der Funktionen nach Abschnitt 4.7 und der Zwei-Faktor-Anmeldung, bei einem Wechsel des Hostings und wenn Sicherungskopien an einem weiteren Ort erstellt werden. Massgebend ist die unter https://login.kalex24.ch/rechtliches/datenschutz.html veröffentlichte Fassung mit ihrem Stand.